Biar Paham Ini Beda Event Manager dan Event Coordinator

Rekan Natacara, dalam berlangsungnya sebuah acara pasti membutuhkan peran Event Manager dan Event Coordinator. Sepintas, bagi orang awam kedua peran itu terlihat sama. Padahal keduanya memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda loh. 

Secara mudah dapat dijelaskan Event Manager maupun Event Coordinator akan berperan sama penting untuk menjaga kesuksesan sebuah acara. Event Manager bertanggung

jawab atas gambaran besar acara, sedangkan Event Coordinator fokus pada pelaksanaan serta detail-detail teknis. 

Keduanya akan saling melengkapi dan bekerja sama untuk menciptakan pengalaman yang tak terlupakan bagi peserta acara. Yuk, biar paham keduanya kita bahas secara detail ya.

Perbedaan Fungsi

Event Manager adalah orang yang memiliki tanggung jawab utama dalam merencanakan, mengorganisasi, dan mengelola seluruh aspek sebuah acara, mulai dari konsep hingga evaluasi pasca-acara. 

Event Manager biasanya memimpin seluruh proses penyelenggaraan acara dan sering kali memiliki otoritas lebih besar dalam pengambilan keputusan terkait acara tersebut. 

Berikut adalah tugas dan tanggung jawab dari seorang Event Manager yang perlu Rekan Natacara pahami:

• Perencanaan Strategis. Event Manager bertanggung jawab untuk merancang visi dan tujuan acara. Ini termasuk konsep acara dan menentukan bagaimana acara tersebut akan dilaksanakan, tema, audiens target, dan tujuan yang ingin dicapai.
• Pengelolaan Anggaran. Membuat dan mengelola anggaran acara, memastikan bahwa semua kebutuhan dan biaya acara dapat dipenuhi sesuai dengan dana yang tersedia.
• Koordinasi Tim. Memimpin dan mengarahkan seluruh tim, termasuk Event Coordinator, vendor, dan pihak terkait lainnya. Mereka juga akan memutuskan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu selama acara.
• Penyusunan Timeline. Membuat jadwal atau timeline yang merinci semua kegiatan yang akan dilakukan selama proses perencanaan, pelaksanaan, dan pasca-acara.
• Pengambilan Keputusan. Mengambil keputusan penting, termasuk pemilihan vendor, tempat, dan pengaturan acara, serta mengatasi masalah yang muncul selama persiapan atau pelaksanaan acara.
• Evaluasi Pasca-Acara. Melakukan evaluasi pasca event untuk melihat apakah tujuan acara tercapai dan untuk memperbaiki kekurangan di acara selanjutnya.

Sementara Event Coordinator adalah orang yang lebih terfokus pada pelaksanaan dan detail operasional acara. Perannya dalam arahan Event Manager dan bertanggung jawab untuk mengatur dan memastikan bahwa semua aspek teknis acara berjalan sesuai rencana. 

Meskipun sering bekerja di lapangan, peran mereka lebih terkait dengan koordinasi di tingkat mikro dan memastikan acara berjalan lancar. Tugas dan tanggung jawab dari seorang Event Manager yang perlu Rekan Natacara pahami sebagai berikut:

• Koordinasi Kegiatan Harian. Memastikan bahwa semua kegiatan yang telah direncanakan dapat terlaksana dengan lancar. Mengikuti jadwal yang telah ditentukan dan menyelesaikan tugas sesuai dengan rencana.
• Pengelolaan Logistik. Mengatur segala kebutuhan teknis acara, seperti pengaturan tempat, peralatan audio-visual, dekorasi, dan kebutuhan logistik lainnya yang diperlukan pada hari acara.
• Koordinasi dengan Vendor. Berhubungan langsung dengan vendor, seperti katering, penyedia peralatan, pengisi acara, atau penyedia transportasi, untuk memastikan semua persiapan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
• Pemecahan Masalah Teknis. Jika ada masalah yang muncul selama acara, seperti gangguan teknis atau kebutuhan mendesak lainnya, Event Coordinator adalah orang yang pertama kali menangani dan mencari solusi cepat agar acara tetap berjalan.
• Pengawasan di Lokasi. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan memantau jalannya acara di lapangan, termasuk mengatur registrasi peserta, mengawasi staf, dan memastikan semua berjalan sesuai rencana.

Nah, cukup jelas kan perbedaan serta tugas keduanya? Tentunya memilih seorang Event Manager atau Event Coordinator tergantung pada minat, keterampilan, dan pengalaman masing-masing individu.

Jika Rekan Natacara memiliki kesulitan dalam memilih sosok yang tepat, atau ingin mengadakan event, seminar, konser hingga acara apapun, maka kami siap membantu semuanya secara tuntas. 

Yuk, diskusikan kebutuhan acara Anda dengan langsung menghubungi email: [email protected] sekarang.